Цель: обеспечить импульс
развития организации и достижение текущих
и стратегических целей за счет проведения
массового мероприятия с участием
потенциальных клиентов и партнеров,
привлечения внимания прессы,
общественности и вышестоящих структур к
этому событию; добиться укрепления деловой
и научной репутации организации.
Специалисты Академии по научной,
организационной и PR-работе примут на себя
выполнение всей действий по подготовке и
проведению конференции, включая:
-
Составление плана проведения
конференции, списка участников и
приглашенных совместно с Заказчиком.
-
Переговоры с потенциальными
участниками, обсуждение тем докладов,
согласование времени прибытия-убытия,
расселения и др., подготовка и рассылка
официальных приглашений.
-
Проведение переговоров со
спонсорами (финансовыми, информационными,
техническими), подготовка планов
совместных действий и реализация их.
-
Работу со средствами
массовой информации: определение
приоритетных изданий, с которыми нужно
работать, подготовку и рассылку пресс-релизов,
проведение пресс-конференций, написание
собственных материалов, лоббирование и
контроль размещения материалов о
конференции в СМИ.
-
Работу с рекламными
агентствами (по желанию Заказчика) -
размещение рекламы конференции на ТВ,
размещение наружной рекламы в городе.
-
Полный цикл подготовки
презентационной продукции - каталогов
участников, рекламных проспектов,
тезисов выступлений, флагов, календарей,
значков и др. - вплоть до эксклюзивных
сувениров.
-
Подготовку сопровождающих
материалов для ключевых докладов
заказчика - слайды, компьютерные
презентации и др.
-
Организацию сопутствующей
выставки.
-
Подготовку и организацию
работы персонала, обслуживающего
конференцию (секретариат конференции,
регистрационные столы, сопровождающие на
маршрутах, комната прессы и т.д.)
-
Организацию питания и
культурной программы.
-
Организацию размещения
приезжающих в гостиницах, составление
расписания для обслуживающего
транспорта с учетом графика конференции
и графика приезда-отъезда участников.
|
